Una plantilla de presupuesto personal en Excel te permite anotar ingresos y gastos, comparar lo previsto con lo real y comprobar cuánto dinero queda disponible al mes. Esta guía está pensada para quien quiera organizar sus finanzas individuales o las de un hogar compartido.
Qué necesitas
- Acceso a Excel para la Web y OneDrive, con una cuenta de Microsoft, si vas a crear un libro en línea. También puedes empezar con una plantilla de presupuesto de Excel.
- Los ingresos netos del mes y los gastos habituales, junto con un registro o una estimación razonable de los gastos que varían.
- Si el presupuesto es compartido, acuerdo sobre el periodo y las categorías que vais a incluir.
Microsoft también describe el seguimiento semanal, trimestral y anual. Aquí se usa un periodo mensual para reunir las facturas recurrentes y comparar un mes con el siguiente.
1. Elige una plantilla o crea un libro mensual
Decide si quieres una plantilla o una hoja en blanco
Microsoft incluye en su catálogo en español opciones como «Presupuesto personal simple», «Flujo de efectivo personal simple» y «Seguimiento de dinero personal», además de «Visión financiera» y «Calculadora de gastos». El catálogo permite empezar con una plantilla o con un libro en blanco. Escoge según el tipo de seguimiento que quieras hacer; si prefieres definir tú las filas y columnas, empieza en blanco.
Crea el libro en OneDrive
Para crear un libro en línea sin modificar un archivo de plantilla:
- Ve a OneDrive.com e inicia sesión con una cuenta de Microsoft.
- Selecciona Agregar nuevo y, después, el tipo de documento de Excel.
- Cuando se abra el libro en Excel para la Web, ya puedes editarlo. Microsoft indica que los cambios se guardan automáticamente en este flujo de OneDrive.
Si prefieres partir de una plantilla, abre el catálogo de presupuestos de Excel de Microsoft en español y elige una de las opciones disponibles. El flujo de guardado automático descrito aquí corresponde a un libro editado en Excel para la Web desde OneDrive; no confirma cómo se guardan archivos obtenidos mediante descargas de terceros. Para iniciar sesión en OneDrive necesitas una cuenta de Microsoft.
2. Define el mes y organiza las categorías
Prepara una estructura mensual
Mantén un mes por periodo para comparar los gastos con las facturas que vencen cada mes. En una hoja propia, crea columnas para el concepto o la categoría, el importe previsto, el importe real y la diferencia. Si la plantilla ya tiene campos equivalentes, puedes conservarlos.
Anota los ingresos por separado de los gastos. Añade las partidas que correspondan a tu hogar, como vivienda, suministros, transporte o pagos de deudas; no todos los presupuestos necesitan las mismas filas.
Clasifica los gastos según cómo cambian
Microsoft distingue tres tipos de gastos:
- Fijos: suelen mantenerse en una cantidad parecida cada mes, como el alquiler o la hipoteca, el seguro médico y los pagos del coche.
- Variables: son necesarios, pero su importe puede cambiar. Algunos ejemplos son la alimentación, el mantenimiento del vehículo, la electricidad y el agua.
- Discrecionales: pueden variar mucho y, según el caso, se pueden ajustar. Por ejemplo, salir a cenar, las suscripciones de plataformas y la ropa.
No pongas automáticamente todos los gastos en la categoría de fijos: la alimentación o la electricidad, por ejemplo, pueden fluctuar. Añade una fila de ahorro si quieres que ese dinero cuente como una cantidad asignada en el presupuesto.
3. Introduce los ingresos previstos y asigna el dinero
Fija importes para el mes
Introduce el ingreso mensual que esperas recibir y el importe que prevés para cada categoría. Incluye también la cantidad que quieras asignar al ahorro. Al decidir esos importes, ten en cuenta los gastos fijos y deja margen para los que varían, como la alimentación o los suministros.
La regla 50/30/20 es una opción de reparto, no un requisito de Excel ni una norma que todos los hogares deban seguir: asigna el 50 % a necesidades, el 30 % a deseos y el 20 % al ahorro. Puedes usarla como referencia o fijar límites que se ajusten mejor a tus ingresos y gastos.
Si tus ingresos cambian de un mes a otro
Mujer Financiera recomienda revisar los ingresos de los seis meses anteriores y calcular su promedio para presupuestar ingresos variables. Es una propuesta concreta de ese editor, no una regla universal. Si la usas, registra el promedio como una estimación para el plan, no como un ingreso garantizado.
Calcula el saldo previsto en una hoja propia
En un ejemplo ilustrativo, coloca el ingreso previsto en C2 y los gastos previstos y el ahorro asignado en C3:C6. La fórmula =C2-C3-C4-C5-C6 resta esas salidas del ingreso y muestra el saldo previsto. Adapta las referencias a la disposición real de tu hoja. No atribuyas esas celdas ni esa fórmula a la plantilla de Microsoft, que incorpora sus propios cálculos.
Para que el saldo muestre el dinero aún no asignado, cuenta el ahorro como una salida. Si lo dejas fuera, el saldo no reflejará esa asignación.
4. Registra los importes reales y compáralos con el plan
Registra cada importe en su categoría
A medida que recibas ingresos o pagues gastos, apunta el importe real en la categoría y el mes correspondientes. También puedes usar los campos de seguimiento de transacciones que ya tenga la plantilla. Si falta una operación o aparece en una categoría equivocada, los totales del mes no estarán completos.
Compara lo previsto con lo real
En una hoja propia donde el gasto previsto está en B3 y el gasto real en C3, calcula la diferencia con =B3-C3. Un resultado positivo indica que gastaste menos de lo previsto; uno negativo indica que superaste el plan. Aplica la misma definición de previsto menos real en las demás filas para interpretar las diferencias de forma coherente.
Microsoft indica que su plantilla compara los costes previstos y los reales y calcula automáticamente las diferencias. Si utilizas esa plantilla, aprovecha sus fórmulas integradas en lugar de sustituirlas por estas referencias ilustrativas.
Contrasta los importes anotados con los registros del mes que hayas elegido. Una diferencia negativa señala un exceso de gasto según esta fórmula, no necesariamente un error de cálculo.
5. Revisa el saldo y ajusta el presupuesto siguiente
Comprueba el resultado del mes
Revisa juntos los importes previstos, los reales y sus diferencias. Comprueba también el saldo calculado. Si no cuadra con tus registros, revisa si falta algún ingreso o gasto y confirma que la fórmula incluye las filas correctas; una suma en la hoja no demuestra que hayas anotado todas las operaciones.
Usa los datos para el mes siguiente
Toma como referencia los gastos que realmente registraste al revisar los límites del próximo mes. Por ejemplo, si una partida variable cambia con frecuencia, comprueba su importe real antes de decidir cuánto asignarle. Microsoft recomienda revisar el gasto a lo largo del tiempo y usar datos anteriores para ajustar el presupuesto.
Si editas el libro en Excel para la Web desde OneDrive, Microsoft indica que los cambios se guardan automáticamente. Comprueba que sigues trabajando en ese libro de OneDrive al terminar.
Errores que conviene evitar
- No mezcles gastos previstos y reales en la misma columna: la comparación depende de distinguirlos.
- No interpretes una diferencia negativa como saldo disponible. Con la fórmula prevista menos real, significa que el gasto superó el plan.
Cómo comprobar que el presupuesto está listo
El libro debe mostrar, para el mes elegido, los ingresos y gastos previstos y reales, las diferencias y un saldo restante calculado con las filas correctas. Contrasta los importes con tus registros para confirmar que no faltan operaciones.
Referencia rápida: elige el libro, define categorías mensuales, fija importes previstos, registra los reales y revisa el saldo antes de ajustar el mes siguiente.
Dónde conseguir una plantilla de presupuesto personal para Excel
Empieza por el catálogo oficial de plantillas de presupuesto de Microsoft. Allí puedes elegir una plantilla antes de seguir los pasos de esta guía. Revisa el archivo que abras y conserva sus fórmulas integradas; las celdas de ejemplo de este artículo corresponden a una hoja propia.
